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एक नियोक्ता के साथ एक कर्मचारी के रिश्ते के दौरान, कर की स्थिति के पुनर्वर्गीकरण की आवश्यकता हो सकती है। अक्सर, एक व्यवसाय अनुबंध के आधार पर श्रमिकों को काम पर रखेगा। यदि संबंध नियमित और चालू हो जाता है, तो व्यवसाय को श्रमिक को एक स्वतंत्र ठेकेदार से वेतनभोगी कार्यकर्ता में बदलने की आवश्यकता हो सकती है। एक कर्मचारी को एक कर्मचारी के रूप में ठीक से वर्गीकृत करने और आवश्यक पेरोल करों का भुगतान करने में विफलता कंपनी को दंड के अधीन कर सकती है। जब रूपांतरण होता है, तो नियोक्ता और कर्मचारी दोनों की कुछ जिम्मेदारियां होती हैं।
चरण
आंतरिक राजस्व सेवा के दिशानिर्देशों की समीक्षा करें कि किसी कर्मचारी को एक स्वतंत्र ठेकेदार के बजाय एक कर्मचारी के रूप में कैसे माना जाना चाहिए (संसाधन 1 देखें)। उन सभी ठेकेदारों को पहचानें जिन्होंने आपके लिए काम किया है जो कर वर्ष के अंत में 1099 प्राप्त करेंगे और उसी दिशानिर्देशों के तहत डब्ल्यू -2 में परिवर्तित होने की आवश्यकता है।
चरण
ठेकेदार को उसे कर्मचारी में बदलने की तत्काल आवश्यकता के लिखित रूप में सूचित करें और इस परिवर्तन को प्रभावित करने के लिए आपको कौन सी पहचान की जानकारी की आवश्यकता है। कर्मचारी की फ़ाइल में इन अभिलेखों का निर्माण करने की तारीख और समय का दस्तावेज। यदि आप सतह मेल के माध्यम से नोटिस भेजते हैं, तो पर्याप्त डाक के साथ प्रमाणित मेल रसीद का उपयोग करें। अपने रिकॉर्ड में अमेरिकी डाक सेवा द्वारा प्राप्त रसीद को अपने कानूनी "मेलिंग के सबूत" के रूप में रखें।
चरण
अपने कर्मचारी डेटाबेस और रिकॉर्ड सिस्टम में एक नई कर्मचारी फ़ाइल सेट करें। उस ठेकेदार को वर्गीकृत करें जो वेतन, वेतन छूट या प्रति घंटा गैर-छूट के रूप में परिवर्तित किया जा रहा है, इसमें शामिल काम और कर्मचारी की जिम्मेदारी का स्तर होगा। फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट (संसाधन 2 देखें) के आधार पर यू.एस. विभाग के श्रम दिशानिर्देशों की समीक्षा करने के लिए अपने कंप्यूटर और इंटरनेट का उपयोग करें।
चरण
एक नियमित कर्मचारी वर्गीकरण के प्रकार के साथ एक वेतन कार्यक्रम निर्धारित करें जो ठेकेदार बन जाएगा। यदि नया कर्मचारी प्रति घंटा कर्मचारी होना है तो सप्ताह में 40 घंटे काम करने के बाद ओवरटाइम के भुगतान के लिए ट्रिगर स्थापित करें।
चरण
नए कर्मचारी की आवश्यकता है कि वह डब्ल्यू -4 फॉर्म को पूरा करने के लिए अलग-अलग जानकारी और कर छूट प्रदान करता है जब पेरोल को रोक कर करों का निर्धारण किया जाता है। आवश्यकतानुसार अपने कर्मचारी डेटाबेस और टाइमकीपिंग सिस्टम में नए कर्मचारी को इनपुट करें।
चरण
नए कर्मचारी के लिए 31 जनवरी से पहले एक पूर्ण डब्ल्यू -2 फॉर्म उत्पन्न करें, जो पूर्ववर्ती कर वर्ष रिपोर्टिंग मजदूरी, करों को वापस लेने और फार्म पर आवश्यक अन्य जानकारी के लिए। विभिन्न कर दाखिल आवश्यकताओं के लिए कर्मचारी को चार प्रतियां भेजें। अपने स्वयं के व्यवसाय रिकॉर्ड के लिए एक प्रति रखें और यदि लागू हो, तो एक प्रति आंतरिक राजस्व सेवा और राज्य या नगरपालिका कर अधिकारियों को भेजें।