कैसे व्यवस्थित और फ़ाइल दस्तावेज़

अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने से न केवल आपकी महत्वपूर्ण फाइलें हाथ में रहेंगी, बल्कि सही तरीके से संग्रहीत होने पर उनकी सुरक्षा भी करेंगी। कोई भी दस्तावेजों के माध्यम से हाथापाई की भावना को पसंद नहीं करता है, कागज को चारों ओर फेंक रहा है क्योंकि यो उस महत्वपूर्ण बैंक स्टेटमेंट को नहीं पा सकते हैं। एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और फ़ाइल करते हैं, तो आपकी महत्वपूर्ण फ़ाइलें त्वरित और आसान होती हैं।

अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और फ़ाइल करें।

चरण

फ़ाइल फ़ोल्डर, बाइंडर्स और टैब डिवाइडर की संख्या की गणना करें जिनकी आपको आवश्यकता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके पास कितनी अलग फाइलिंग श्रेणियां हैं। आपके द्वारा अपनी फाइलिंग श्रेणियां बनाने के बाद इन आपूर्ति को खरीदना सबसे अच्छा है, ताकि आप यह जान सकें कि आपको कितने फ़ोल्डरों की आवश्यकता है।

चरण

अपने सभी दस्तावेजों के ढेर बनाने के लिए एक फर्श की जगह या एक बड़ी मेज को नामित करें। अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना एक प्रक्रिया है और इसलिए, आप एक ऐसे क्षेत्र को नामित करना चाहते हैं, जहाँ आप अपने हल किए गए दस्तावेज़ों के ढेर बना सकते हैं और यदि आप अभी खत्म नहीं करते हैं, तो उन्हें वहाँ छोड़ दें। आपके पास मौजूद दस्तावेजों की मात्रा के आधार पर, यह आपको पूरे सप्ताहांत में ले सकता है, या बेहतर तरीके से, अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने और फाइल करने के लिए प्रति दिन कम से कम 10 से 30 मिनट खर्च कर सकता है।

चरण

अपने दस्तावेज़ों को नाम श्रेणियों में विभाजित बवासीर में व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, एक ढेर में पानी के बिल और दूसरे में बैंक स्टेटमेंट (प्रत्येक बैंक के लिए अलग-अलग ढेर)।

चरण

विभिन्न नामित श्रेणियों (कंपनियों या दस्तावेज़ के नाम) की एक सूची बनाएं, जो आपके पास एक बार आपके सभी दस्तावेजों को अलग-अलग बवासीर में डाल दें। उदाहरण के लिए: बैंक ऑफ अमेरिका, वाटर बिल, कार लोन, स्टेट फार्म इंश्योरेंस, एएए, स्टूडेंट लोन, आदि आपकी सूची में शामिल हैं। यदि आपके सभी दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में फाइलिंग कैबिनेट में संग्रहीत किया जाता है, तो आपके लिए अपने दस्तावेज़ों को ढूंढना आसान हो जाएगा।

चरण

फ़ाइल फ़ोल्डर के टैब पर या आपके द्वारा अलग किए गए टैब के साथ एक अलग पेपर पर अपनी श्रेणी के नामों में से प्रत्येक को लिखें और फिर हैंगिंग फ़ोल्डर टैब में डालें।

चरण

अपने सभी फ़ाइल फ़ोल्डर को वर्णमाला क्रम में फाइलिंग कैबिनेट में रखें। अपने दस्तावेज़ बवासीर को दूर करना शुरू करें। जैसा कि आप उनके उचित फ़ोल्डर में दस्तावेज़ दर्ज करते हैं, शीर्ष पर नवीनतम के साथ कालानुक्रमिक क्रम में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें। राज्य और संघीय कानूनों की जांच करें जब यह पता चलता है कि आपको कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेज कितने समय तक रखने चाहिए। कुछ दस्तावेजों, जैसे कि इरा योगदान, को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।

चरण

महत्वपूर्ण दस्तावेजों का बैक-अप रखें - या यदि आप केवल साल के दस्तावेजों को हाथ में रखना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, कर उद्देश्यों के लिए) - तो अपने दस्तावेजों की प्रतियां दर्ज करने के लिए बाइंडर्स बनाकर। आपके दस्तावेजों की मात्रा पर निर्भर करता है। अपने दस्तावेज़ों को श्रेणियों में अलग करें, जैसे बैंक दस्तावेज़, बिल और निवेश। अपने टैब डिवाइडर को लेबल करना न भूलें ताकि आपके बाइंडर में सब कुछ आसानी से उपलब्ध हो सके। अपने बाइंडर के सामने टेबल्ड श्रेणियों की सूची रखें। आप अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन कर सकते हैं और इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को बैकअप के रूप में रख सकते हैं।