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कठिन आर्थिक समय में, व्यवसाय के मालिकों और लेनदारों को अतीत में देय भुगतानों को पुनः प्राप्त करने के लिए ग्राहकों को एक संग्रह पत्र भेजने की आवश्यकता हो सकती है। एक प्रभावी संग्रह पत्र न केवल उपभोक्ता को देर से भुगतान के बारे में सूचित करना चाहिए, बल्कि अच्छे ग्राहक-व्यवसाय संबंधों को भी बनाए रखना चाहिए।
परिभाषा
एक संग्रह पत्र एक व्यावसायिक मालिक, एक लेनदार, या एक कंपनी द्वारा भेजा गया एक पेशेवर लिखित पत्र है जिसे सेवाओं या सामानों के लिए समय पर भुगतान नहीं किया गया है। एक संग्रह पत्र पैसे के ग्राहक को सूचित करता है और आमतौर पर देर से भुगतान करने के निर्देश शामिल होते हैं।
समय
जब किसी ग्राहक को भुगतान में कुछ ही दिनों से अधिक की देरी होती है, तो एक संग्रह पत्र भेजा जाएगा जो ग्राहक को बकाया राशि की राशि बताता है और उसे कैसे भुगतान करना है।
उद्देश्य
एक संग्रह पत्र का उद्देश्य ग्राहक को भुगतान भेजने या मामले को बुलाने और चर्चा करने के लिए तैयार करना है। एक प्रभावी संग्रह पत्र विनम्र लेकिन दृढ़ होता है और इसमें ऋण का भुगतान करने के निर्देश शामिल होते हैं। ये पत्र एक कंपनी के लिए भुगतान को प्रोत्साहित करने और राजस्व के साथ मदद करने के लिए हैं।
एक संग्रह पत्र की प्राप्ति
यदि आपको एक संग्रह पत्र प्राप्त होता है, तो आपको अनुरोध की गई राशि का भुगतान करने का हर संभव प्रयास करना चाहिए। यदि आप पत्र आने पर ऋण नहीं चुका सकते हैं, तो आपको स्थिति पर चर्चा करने के लिए लेनदार को फोन करना चाहिए। यदि आपको पत्र या ऋण पर विवाद करने की आवश्यकता है, जैसे कि यदि आप पहले से ही ऋण का भुगतान कर चुके हैं और आपको लगता है कि पत्र एक गलती है, तो लेनदार से संपर्क करना महत्वपूर्ण है जैसे ही आप मामले को साफ कर सकते हैं।
एक संग्रह पत्र की सामग्री
संग्रह पत्र में बकाया राशि, अनुरोधित भुगतान की नियत तारीख और पसंदीदा भुगतान की एक विधि शामिल होगी। इसमें लेनदार से संपर्क करने का एक तरीका भी शामिल होगा।