विषयसूची:
एक गृहस्वामी संघ (HOA) एक संगठन है जो एक आवासीय उपखंड में सामान्य क्षेत्रों के सामान्य रखरखाव और रखरखाव के लिए जिम्मेदार है। होआ को एक प्रबंधन फर्म या रियल एस्टेट डेवलपर द्वारा चलाया जा सकता है लेकिन विकास पूरा होने के बाद आम तौर पर निवासियों को बदल दिया जाता है। लेखांकन पुस्तकों को रखने के लिए एक HOA की आवश्यकता होती है, जो एकत्र किए गए बकायों को सटीक रूप से दर्शाते हैं, किस प्रकार के खर्च होते हैं, विशेष परियोजनाओं और विभिन्न अन्य मदों के लिए भंडार की शेष राशि दिखाते हैं। एक बुनियादी लेखांकन प्रणाली को बहुत अधिक कठिनाई के बिना लागू किया जा सकता है।
चरण
यदि आप पहले से ही सॉफ़्टवेयर नहीं रखते हैं, तो एक HOA के लिए अनुरूपित लेखांकन सॉफ़्टवेयर खरीदें। यदि आप पहले से ही अन्य लेखांकन सॉफ़्टवेयर के स्वामी हैं, तो आपको विशिष्ट HOA सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। कॉन्डो मैनेजर और टीओपीएस सॉफ्टवेयर प्रदाता हैं जो एचओए लेखांकन आवश्यकताओं के विशेषज्ञ हैं, जबकि क्विकबुक सामान्य वित्तीय सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग बुनियादी एचओए लेखांकन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए किया जा सकता है। ट्यूटोरियल पूरा करें और सिस्टम में अपना HOA सेट अप करने के तरीके को समझने के लिए आपके द्वारा खरीदे गए सॉफ़्टवेयर के साथ दिए गए मैनुअल पढ़ें।
चरण
सुनिश्चित करें कि आपको HOA लेखांकन आवश्यकताओं की ठोस समझ है। कैलिफोर्निया हाउसहोल्डर्स एसोसिएशन एसोसिएशन बुनियादी एचओए आवश्यकताओं के बारे में अधिक जानने के लिए एक अच्छा संसाधन है।
चरण
इससे पहले कि आप उन्हें दर्ज करना शुरू करें, अपने खाता संख्या के लिए एक सुसंगत नामकरण सम्मेलन स्थापित करें। उदाहरण के लिए, आप यह तय कर सकते हैं कि सभी परिसंपत्ति खाते "1," देयता खाते "2," राजस्व खाते "3," व्यय खाते "4" और इक्विटी खाते "5." से शुरू होंगे।
चरण
सॉफ़्टवेयर सिस्टम में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले खाते बनाएँ। आपको जिन मूल परिसंपत्ति खातों की आवश्यकता होगी, वे हैं नकद, चेकिंग, प्राप्य खाते, आस्थगित व्यय और स्थाई संपत्ति। देयता खातों के लिए, आपको देय खातों, आस्थगित राजस्व और ऋण की आवश्यकता होगी। राजस्व खातों में बकाया और ब्याज आय शामिल होगी। ज्यादातर खर्चों का हिसाब यूटिलिटीज, इंश्योरेंस, मेंटेनेंस, कस्टोडियल, इंटरेस्ट, फीस, टैक्स और रिजर्व एक्सपेंस होगा। अंत में, रिटायर्ड कमाई और भंडार में इक्विटी खाते शामिल होंगे। हर HOA की विशिष्ट आवश्यकताएं होती हैं, लेकिन खातों की यह सूची लेनदेन को शुरू करने के लिए एक ठोस आधार प्रदान करती है और किसी भी HOA या सामान्य वित्तीय लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है।
चरण
अपने नए सॉफ्टवेयर सिस्टम में ओपनिंग बैलेंस एंट्री करें। यह प्रविष्टि आपके मानक, दैनिक प्रविष्टियों को आगे बढ़ाने से पहले की गई है। इस प्रविष्टि में कोई राजस्व या व्यय खाते शामिल नहीं होने चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि HOA के पास पिछले घर के मालिक से बकाया $ 1,000 है, तो प्रविष्टि केवल $ 1,000 के लिए चेक करने के लिए डेबिट होगी और $ 1,000 के लिए रिटायर्ड कमाई का क्रेडिट होगा। इस बिंदु पर आपके पास एक प्रारंभिक बैलेंस शीट है और दैनिक गतिविधि को आगे बढ़ाने के लिए तैयार हैं।
चरण
प्रत्येक राजस्व और व्यय खाते के लिए अपने बजट नंबर दर्ज करें। बजट संख्याओं की स्थापना की विधि आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे सॉफ़्टवेयर पर निर्भर करेगी। बजट में आम तौर पर आपको अपने एचओए की दैनिक गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले एक अलग लेज़र को स्थापित करने की आवश्यकता होती है। अपने सॉफ़्टवेयर सिस्टम में बजट के निर्माण से संबंधित बारीकियों को समझने के लिए अपने सॉफ़्टवेयर मैनुअल के संबंधित अनुभाग को पढ़ें।
चरण
अपने सॉफ़्टवेयर के साथ दी गई मूल रिपोर्ट चलाना सीखें। सबसे बुनियादी रिपोर्ट बैलेंस शीट, आय विवरण, नकदी प्रवाह का विवरण और बजट बनाम वास्तविक हैं। इन्हें आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी वित्तीय सॉफ़्टवेयर के साथ वितरित किया जाना चाहिए।