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एक सामान्य खाता-बही आपको एक ही स्थान पर अपने सभी वित्तीय लेनदेन को देखने की अनुमति देता है। सामान्य खाता-बही लेखांकन में केंद्रीय दस्तावेज है जिसमें आप सभी लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं। एक मैनुअल प्रणाली में, प्रविष्टियों को सामान्य पत्रिका में दर्ज किया जाता है और फिर सामान्य खाता बही में पोस्ट किया जाता है। एक स्वचालित प्रणाली में, एक ही प्रक्रिया होती है, लेकिन आप बस लेन-देन दर्ज करते हैं और सॉफ़्टवेयर प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से सामान्य खाता बही में पोस्ट करता है। तीन-कॉलम वाले लेज़र में पहला कॉलम डेबिट कॉलम है, दूसरा कॉलम क्रेडिट कॉलम है, और तीसरा कॉलम बैलेंस कॉलम है।
चरण
किस प्रकार के लेन-देन के आधार पर सही खाता बही में प्रविष्टि दर्ज करें। उदाहरण के लिए, आपूर्ति बही खाता और लेखा देयकों बही खाता में क्रेडिट पर खरीदी गई रिकॉर्ड आपूर्ति।
चरण
खाते को डेबिट करें और प्रत्येक लेनदेन के लिए एक खाते को क्रेडिट करें। खाता वर्गीकरण नियंत्रित करता है कि कौन सा लेनदेन आप डेबिट करते हैं और कौन सा लेन-देन आपको क्रेडिट करता है। खातों को संपत्ति, देनदारियों, इक्विटी, राजस्व या व्यय के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। आस्तियां ऐसी चीजें हैं जो आपके पास हैं; देनदारियां ऐसी चीजें हैं जो आप पर बकाया हैं; इक्विटी वह है जो मालिक का मालिक है या बकाया है; राजस्व आय अर्जित की है; और व्यय उपभोग्य वस्तुएं हैं जो व्यवसाय चलाने के खर्च का हिस्सा हैं। उदाहरण के लिए, आपूर्ति एक डेबिट के साथ खर्च और वृद्धि है। खाता देयता एक देयता खाता है जो क्रेडिट के साथ बढ़ता है।
चरण
मान लें कि आप 30-दिन के पुनर्भुगतान शर्तों के साथ $ 2,500 की लागत पर आपूर्ति खरीदते हैं। व्यय खाता आपूर्ति में $ 2,500 की वृद्धि करें। देयता खाते को बढ़ाएं, देय खातों, $ 2,500 से क्योंकि अब आप $ 2,500 का भुगतान करते हैं।
आपूर्ति खाता बढ़ाएँ दिनांक: 09/27/2009 विवरण: आपूर्ति डेबिट (स्तंभ 1): 2,500 क्रेडिट (स्तंभ 2): रिक्त रनिंग बैलेंस (कॉलम 3): 2,500
देय खातों को बढ़ाएं देय तिथि: 09/27/2009 विवरण: आपूर्ति डेबिट (कॉलम 1): रिक्त क्रेडिट (कॉलम 2): 2,500 रनिंग बैलेंस (कॉलम 3): (2,500)