विषयसूची:
- लेखन के लिए खुद को तैयार करें
- अपनी पहचान बताएं
- अपने व्यवसाय को स्पष्ट रूप से बताएं
- विनम्र रहें, भले ही आप शिकायत कर रहे हों
- अपना पत्र प्रूफरीड करें और पता सत्यापित करें
- प्रमाणित मेल का उपयोग करने पर विचार करें
अपने मकान मालिक को एक उपयुक्त पत्र लिखना अन्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों को लिखने से बहुत अलग नहीं है। आपके पत्रों को एक नागरिक और विनम्र तरीके से, आपकी चिंताओं और आपके संकल्प के लिए संवाद करना चाहिए। एक अच्छी तरह से लिखा गया पत्र किसी भी मुद्दे को हल करने में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है जो आपके मकान मालिक के पास हो सकता है और आपके रिश्ते को बेहतर भी बना सकता है।
लेखन के लिए खुद को तैयार करें
किसी को एक महत्वपूर्ण पत्र लिखना अग्रिम तैयारी की आवश्यकता है। यह विशेष रूप से सच है यदि आप अपने मकान मालिक के साथ एक विरोधी संबंध रखते हैं, या आप एक गंभीर, अनसुलझे मुद्दे के बारे में शिकायत कर रहे हैं। जब आप गुस्से में हों तो कभी न लिखें। लिखने से पहले शांत होने तक प्रतीक्षा करें। यदि आप अपने पट्टे या राज्य के मकान मालिक-किरायेदार कानूनों में शामिल किसी मुद्दे के बारे में लिख रहे हैं, तो लिखने से पहले दोनों की समीक्षा करें। यदि आप अपने क़ानूनों को सही ठहराने के लिए कानूनी क़ानून या लीज़ क्लॉज़ का हवाला दे सकते हैं तो आपका पत्र अधिक ठोस होगा।
अपनी पहचान बताएं
सुनिश्चित करें कि आपका मकान मालिक जानता है कि वह आपके पत्र में आपका नाम और पता शामिल करके सुन रहा है। यदि आप किसी भवन या परिसर में हैं जिसका नाम है, तो उसका भी उपयोग करें। यदि आप अपने मकान मालिक से त्वरित प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो अपना फोन नंबर और ईमेल पता शामिल करें और अपने मकान मालिक को बताएं कि आपको कॉल करने का सबसे अच्छा समय कब है।
अपने व्यवसाय को स्पष्ट रूप से बताएं
स्पष्ट रूप से पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें और क्या कार्रवाई, यदि कोई हो, तो आप चाहते हैं कि आपका मकान मालिक ले जाए। यदि आप एक मरम्मत का अनुरोध कर रहे हैं, तो अपने पत्र में यह बताएं और अपने मकान मालिक को बताएं कि रखरखाव यात्रा का समय निर्धारित करने का अच्छा समय कब होगा। यदि आप मकान मालिक को सूचित कर रहे हैं कि आप अपने पट्टे को नवीनीकृत नहीं कर रहे हैं, तो पहले कुछ वाक्यों में यह बताएं, फिर अपने मकान मालिक को अपने स्थानांतरित होने की तारीख और अपने नए पते के बारे में सूचित करें ताकि वह जानता हो कि आपकी जमा राशि कहां भेजनी है।
विनम्र रहें, भले ही आप शिकायत कर रहे हों
मकान मालिक से निराश होना आसान है जो मरम्मत के लिए बार-बार अनुरोधों की अनदेखी करता है या शोर-शराबे वाले पड़ोसियों से निपटने से इनकार करता है। फिर भी, विनम्र और उचित होना महत्वपूर्ण है। आपका जमींदार आपके पत्र को अनदेखा करने या यहां तक कि अपने पट्टे को नवीनीकृत नहीं करने के औचित्य के रूप में अशिष्टता या कटाक्ष का संबंध हो सकता है। अपनी चिंताओं को दूर करने और प्रस्तावों का अनुरोध करते समय "सिर्फ तथ्य" दृष्टिकोण लें।
अपना पत्र प्रूफरीड करें और पता सत्यापित करें
वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियाँ आपके पत्र की विश्वसनीयता को नुकसान पहुँचाती हैं। अपने पत्र की समीक्षा करें और यह सुनिश्चित करने के लिए ज़ोर से पढ़ें कि यह अच्छी तरह से बहता है। किसी मित्र या परिवार के सदस्य को पत्र पढ़ने के लिए कहें। वह उन त्रुटियों को स्पॉट कर सकती है जिन्हें आपने याद किया और आपके पत्र की स्पष्टता और टोन पर प्रतिक्रिया दें।
प्रमाणित मेल का उपयोग करने पर विचार करें
सर्टिफाइड मेल आपको मेलिंग का सबूत और डिलीवरी का प्रयास या डिलीवरी का प्रमाण प्रदान करता है। यदि स्थिति बढ़ जाती है तो आपके संचार का प्रमाण देना सहायक हो सकता है। कुछ स्थानों पर, आपको अपने मकान मालिक को कुछ प्रकार के पत्र भेजते समय प्रमाणित मेल का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, मैरीलैंड में, एक किरायेदार को अपने मकान मालिक के चाल-आउट निरीक्षण में उपस्थित होने का अधिकार है, अगर वह अपने नए पते के अपने मकान मालिक को प्रमाणित मेल के माध्यम से 15 दिन पहले जाने से पहले सूचित करता है।