ग्राहक सेवा शिकायत कैसे दर्ज करें

जब आपको वह सेवा नहीं मिलती जो आप चाहते हैं या किसी कंपनी से अपेक्षा करते हैं, तो आपको ग्राहक सेवा शिकायत दर्ज करनी पड़ सकती है। कभी-कभी किसी समस्या को हल करने का यह आपका एकमात्र तरीका है। यदि आपने कंपनी के प्रतिनिधियों, कैशियर, संवाददाताओं और पर्यवेक्षकों से बात की है तो कोई फायदा नहीं हुआ, औपचारिक शिकायत दर्ज करने से आपकी समस्या का समाधान जल्द हो सकता है। जब आप शिकायत दर्ज करने के लिए तैयार हो जाते हैं तो आपको कुछ जानकारी एकत्र करनी पड़ सकती है और सही चरणों और प्रक्रियाओं का पालन करना पड़ सकता है। शिकायत दर्ज कराने के लिए अलग-अलग कंपनियों की अलग-अलग प्रक्रियाएँ होती हैं।

कभी-कभी शिकायत दर्ज करना आपकी समस्या को हल करने का एकमात्र तरीका है

चरण

उस कंपनी को कॉल करें जिसके खिलाफ आप शिकायत दर्ज कर रहे हैं और उनसे ग्राहक सेवा शिकायत दर्ज करने की प्रक्रिया पूछें। कुछ कंपनियां आपको ऑनलाइन शिकायत दर्ज करने की अनुमति देती हैं, और अन्य कंपनियां चाहती हैं कि आप अपनी शिकायत लिखित में दें। पत्र के लिए उनके निर्देशों का पालन करें। यदि आपकी ग्राहक सेवा शिकायत को लिखा जाना है, तो उस विभाग के लिए सही पता प्राप्त करें जहाँ उसे जाना चाहिए। पता लगाएँ कि क्या आपके पत्र को किसी को विशेष रूप से या सिर्फ एक विभाग को संबोधित किया जाना चाहिए।

चरण

अपनी सभी जानकारी जुटाएं। आपको उस व्यक्ति के नाम की आवश्यकता हो सकती है जिसके साथ आपने बात की थी, यदि वह आपकी शिकायत का कारण था। पर्यवेक्षकों सहित आपके द्वारा बोले गए सभी लोगों के नाम प्राप्त करें। विभाग का नाम और साथ ही विभाग का फोन नंबर भी लिखें। यदि आप उन तारीखों और समय को जानते हैं जो आपने व्यक्तियों के साथ बात की हैं, तो उन्हें अपने दस्तावेज़ में शामिल करें। कभी-कभी आप कई दिनों तक अलग-अलग लोगों के साथ बात कर एक सेवा कॉल को हल करने की कोशिश कर सकते हैं। अपने ग्राहक सेवा की शिकायत के बारे में कोई अन्य विवरण लिख सकते हैं।

चरण

अपना पत्र लिखिए। जब आप अपना पत्र लिख रहे हों तो सुनिश्चित करें कि आप कोई जानकारी नहीं छोड़ते। उस आदेश को लिखिए जिसमें चीजें ट्रांसपेर हुई हैं और जिस क्रम के लिए आपने कुछ व्यक्तियों से बात की थी। आपको यह भी विस्तार से बताना होगा कि आपकी शिकायत क्या है। यथासंभव विस्तार प्रदान करें। समस्या को हल करने के लिए आपके द्वारा उठाए गए कदमों को शामिल करें। बताएं कि कंपनी को आपकी स्थिति को ठीक करने के लिए आवश्यक कदम क्यों उठाने चाहिए। कंपनी को बताएं कि आप निकट भविष्य में उनसे सुनने की उम्मीद करेंगे।

चरण

अपना पत्र भेजें। अपने पत्र के साथ किसी भी दस्तावेज की फोटोकॉपी शामिल करें जो आपके मामले में मदद करेगा। अपने अभिलेखों के लिए अपने पत्र की एक प्रति अपने पास रखें। कंपनी को उचित समय में आपके साथ वापस आना चाहिए। उन्हें प्रतिक्रिया देने के लिए 10 से 15 दिन का समय दें। आप अपने पत्र की एक प्रति उन सभी को भेज सकते हैं जिनसे आपने बात की थी, या, बहुत कम से कम, संबंधित विभाग में पर्यवेक्षक।

चरण

उचित एजेंसी के साथ पालन करें। यदि आप पाते हैं कि आप अपने मुद्दे को हल नहीं कर सकते हैं, तो आपको फेडरल ट्रेड कमीशन (FTC), बेटर बिजनेस ब्यूरो, क्रेडिट रिपोर्टिंग एजेंसी या यहां तक ​​कि अटॉर्नी जनरल के कार्यालय से संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है। शिकायतें दर्ज करने के लिए उनकी अपनी प्रक्रियाएँ भी होंगी।