रद्दीकरण पत्र कैसे लिखें

खरीद या सेवा अनुबंध रद्द करना, लिखित रूप में सदस्यता या सदस्यता न केवल बुद्धिमान है, बल्कि इसकी आवश्यकता भी हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपको संघीय व्यापार आयोग के कूलिंग-ऑफ नियम के तहत कवर किए गए अनुबंध के लिए एक लिखित रद्द पत्र भेजना होगा। चाहे वह अनिवार्य हो या वैकल्पिक, एक अच्छा लिखित पत्र आपके इरादे को स्पष्ट करता है और आपके कानूनी अधिकारों की रक्षा करता है।

एक व्यापार पत्र स्वरूप का उपयोग करके एक रद्दीकरण पत्र लिखें। क्रेडिट: करिन ड्रेयर / ब्लेंड इमेजेस / गेटी इमेजेज़

एक व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें

पत्र को व्यवस्थित करें जैसा कि आप किसी भी व्यावसायिक पत्राचार के साथ करेंगे। अपना पता, दिनांक, एक संदर्भ पंक्ति और अभिवादन करने वाले के पते को प्रणाम के ऊपर शामिल करें। जेनेरिक सैल्यूटेशन जैसे "टू व्हॉट इट मे मई कंसर्न" के उपयोग से बचें। यदि आपके पास कोई नाम नहीं है, तो या तो कंपनी को कॉल करें या विभाग को "प्रिय ग्राहक संबंध प्रबंधक" जैसे सलाम के साथ संदर्भ दें। उस पत्र पर ध्यान दें, जिसमें आप क्लोजिंग के ठीक नीचे एक एनक्लोजर लाइन जोड़कर डॉक्यूमेंटेशन का समर्थन कर रहे हैं, जिसमें आप उस प्रत्येक डॉक्यूमेंट का नाम सूचीबद्ध करते हैं, जिसे आप लेटर के साथ भेज रहे हैं। वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें और यह सुनिश्चित करने के लिए पत्र को ध्यान से लिखें कि यह सटीक और त्रुटि रहित है।

स्टिक टू द फैक्ट्स

विनम्र रहें लेकिन रद्दीकरण अनुरोध करते समय दृढ़ रहें। यद्यपि आप एक कारण प्रदान कर सकते हैं, एफटीसी का कहना है कि यह कभी भी रद्द करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप कोई कारण देते हैं, तो कंपनी की आलोचना या अपमान न करें। इसके बजाय, एक उद्देश्य और पेशेवर स्वर को अपनाएं और तथ्यों से चिपके रहें। उन कार्यों को शामिल करें जिनकी आप पत्र प्राप्त करने के बाद कंपनी से अपेक्षा करते हैं, जैसे कि स्वचालित मासिक बैंक या क्रेडिट भुगतान बंद करना। उदाहरण के लिए, "यह पत्र आपको सूचित करना है कि मैं 20 जनवरी, 2015 को अपना अनुबंध रद्द कर रहा हूँ, जैसे अनुरोध करें। मुझे उम्मीद है कि आप मेरे क्रेडिट कार्ड पर कोई और शुल्क नहीं लगाएंगे।"

आपूर्ति आवश्यक जानकारी

किसी भी जानकारी को शामिल करें जैसे कि एक खाता या फ़ाइल नंबर जिसे कंपनी को आपको या आपके खाते की पहचान करने की आवश्यकता हो। यदि आपके पास बकाया राशि है, तो पूर्ण भुगतान के लिए एक चेक संलग्न करें। यदि रद्दीकरण बदले में धनवापसी करेगा, तो कहेंगे कि आप एक निश्चित समय के भीतर धनवापसी की उम्मीद करते हैं और राशि निर्दिष्ट करते हैं। अन्यथा, एक बयान शामिल करें जैसे "मुझे 30 दिनों के भीतर पूर्ण वापसी की उम्मीद है।" सुनिश्चित करें कि आप रिटर्न मेल द्वारा लिखित रद्द करने की पुष्टि का भी अनुरोध करते हैं।

सहायक दस्तावेज शामिल करें

समर्थन प्रलेखन के साथ अपने कानूनी अधिकारों को सुरक्षित रखें जो खरीद की पुष्टि करता है और रद्द करने का आपका अधिकार है। उदाहरण के लिए, उस अनुबंध की एक प्रति शामिल करें जिसमें आप रद्द करने के लिए अपने अधिकार को उजागर करते हैं और एक रसीद या नकदी चेक की एक प्रति। अंतिम सुरक्षा के रूप में, एफटीसी एक वापसी रसीद के साथ प्रमाणित मेल के माध्यम से एक रद्द पत्र भेजने की सिफारिश करता है।