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यहां तक कि अगर आपका ग्राहक अपने कर रिटर्न की एक प्रति रखता है, तो भी आप अपने कर रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए बाध्य हैं। आंतरिक राजस्व सेवा बुलेटिन 2012-11 में कहा गया है कि कर तैयार करने वालों को कम से कम तीन साल के लिए कर प्रलेखन के साथ-साथ कर रिटर्न बनाए रखना चाहिए। कुछ स्थितियों में, आप रिकॉर्ड्स को अधिक समय तक रखना चाह सकते हैं।
रिकॉर्ड बनाए रखना
कर तैयार करने वाले के रूप में, आप इस जानकारी पर भरोसा करते हैं कि आपके ग्राहक आपको उनकी वित्तीय स्थिति के बारे में जानकारी देते हैं। इसका अर्थ है कि यदि आप अपने ग्राहक की कर स्थिति के बारे में असत्य हैं, तो जब तक आप नैतिक रूप से कार्य नहीं करते हैं, आप दंड और शुल्क के लिए उत्तरदायी नहीं हैं। इस वजह से, आप कर रिकॉर्ड और प्रलेखन को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं। ऑडिट या जांच के मामले में, आईआरएस इन रिकॉर्ड्स को कम कर सकता है अपनी ओर से किसी कदाचार के लिए जाँच करें। यदि आप रिकॉर्ड बनाए रखने में विफल रहते हैं, तो आप $ 500 के दंड के अधीन हो सकते हैं।
क्या रखना है?
ग्राहक के मुख्य कर रिटर्न के साथ, आपको किसी भी दस्तावेज की एक प्रति रखनी होगी जो आपके ग्राहक को उसके कर रिटर्न के बारे में प्रदान करता है। बनाए रखना सुनिश्चित करें:
- ग्राहक का मुख्य कर फॉर्म
- कर अनुसूची का समर्थन करना
- कर काम करने वाले
- क्लाइंट-तैयार टैक्स रिटर्न चेकलिस्ट
- ग्राहक द्वारा प्राप्त रसीद, बैंक स्टेटमेंट, सामान्य खाता बही या अन्य वित्तीय जानकारी।
आईआरएस आपको दस्तावेज़ को भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में रखने की अनुमति देता है।
समय सीमा
आईआरएस यह अनिवार्य करता है कर तैयार करने वाले जानकारी रखते हैं न्यूनतम तीन साल तारीख से कर रिटर्न दाखिल किया जाता है। हालाँकि, आप दस्तावेज़ों को अधिक समय तक बनाए रखना चाह सकते हैं। यद्यपि अधिकांश कर रिटर्न के लिए सीमाओं का क़ानून तीन साल है, लेकिन आईआरएस में विशेष परिस्थितियों के लिए सीमाओं की वृद्धि हुई क़ानून है।
उदाहरण के लिए, यदि करदाता ने बेकार प्रतिभूतियों पर नुकसान का दावा किया और छह साल में करदाता ने अपनी आय का 25 प्रतिशत से अधिक कम मूल्य पर कर लिया तो आईआरएस सात साल पीछे देख सकता है। यद्यपि आप तीन साल से अधिक समय तक रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य नहीं हैं, लेकिन ऐसा करना आपके ग्राहक के लिए मददगार हो सकता है यदि वह सड़क के नीचे आईआरएस जांच के अधीन हो।