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आज की लड़खड़ाती अर्थव्यवस्था के लिए सावधानीपूर्वक बजट और वित्तीय समायोजन की आवश्यकता है। इसके लिए आपको एक एक्सटेंशन लेटर लिखना होगा जिससे आप वित्तीय सुधार किए जाने तक भुगतान में देरी कर सकते हैं। एक एक्सटेंशन लेटर लेनदारों को यह जानने की अनुमति देता है कि आपने केवल भुगतान नहीं छोड़ा है, बल्कि वित्तीय मामलों में फंसने के लिए थोड़ा समय चाहिए। यह एक लेनदार को औचित्य प्रदान करता है और नकारात्मक ऋण रिपोर्टिंग और अतिदेय शुल्क से बचने में सहायक हो सकता है।
एक्सटेंशन लेटर लिखें
चरण
पहचानें कि किसे पत्र लिखना है। लेनदार अक्सर संग्रह विभागों को अतिदेय खातों और विस्तार पत्रों को संदर्भित करते हैं। इनमें से कुछ उसी पते पर स्थित नहीं हो सकते हैं जहाँ आप मासिक भुगतान करते हैं। आप लेनदार को कॉल करके और पूछ सकते हैं कि एक्सटेंशन लेटर को कहां मेल करना है। ऐसा करने में विफलता प्रसंस्करण और अतिदेय शुल्क के लिए विस्तारित समय के परिणामस्वरूप हो सकती है या ब्याज को लागू करना जारी रख सकती है।
चरण
यह निर्धारित करें कि आपको एक्सटेंशन की आवश्यकता क्यों है। पत्र लिखने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने एक्सटेंशन अनुरोध के सही कारण की पहचान की है। यदि आपको किसी अप्रत्याशित आपातकाल के कारण बिलों का भुगतान करने में कठिनाई हो रही है, तो लेनदार के साथ उस आपातकाल का विवरण साझा करें। अपने पत्र में यह प्रदर्शित करने के लिए तैयार रहें कि यह आपातकाल वित्तीय कठिनाई का कारण कैसे बना।
चरण
पत्र का पहला मसौदा लिखें। पहला ड्राफ्ट अंतिम पत्र का एक स्केच है। किसी भी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को लिखते समय, डिलीवरी के लिए मेलबॉक्स में ले जाने से एक या दो दिन पहले इंतजार करना सबसे अच्छा होता है। पहले मसौदे में तीन भाग होने चाहिए: परिचय, निकाय और निष्कर्ष। परिचय बताता है कि आप कौन हैं और पत्र का कारण क्या है। शरीर दिखाता है कि वित्तीय कठिनाई कैसे हुई और स्थिति को ठीक करने की योजना। निष्कर्ष कलेक्टर को उनके विचार के लिए धन्यवाद देता है और आपकी प्रत्यक्ष संपर्क जानकारी प्रदान करता है।
चरण
पत्र को आगे बढ़ाएं और आवश्यक मुद्दों पर विस्तार करें। प्रूफरीडिंग व्याकरण, वर्तनी और सामग्री में त्रुटियों के लिए एक दस्तावेज की जांच करने की प्रक्रिया है। उन क्षेत्रों की पहचान करें जिन्हें विस्तृत विवरण की आवश्यकता है। ध्यान से विचार करें कि आप पत्र के शरीर में बहुत अधिक जानकारी डाल रहे हैं या नहीं। पत्र पर उन क्षेत्रों को चिह्नित करें जिन्हें आपको लगता है कि परिवर्तन की आवश्यकता है।
चरण
पत्र का दूसरा मसौदा लिखें। यह आमतौर पर पहले मसौदे के लेखन की तुलना में बहुत तेज होता है और समग्र पत्र का शोधन होना चाहिए। प्रूफरीडिंग करते समय पहचानी गई त्रुटियों पर विचार करने के लिए समय लें, और यदि आप जानकारी जोड़ रहे हैं या ले रहे हैं तो सामग्री के प्रवाह के लिए फिर से पढ़ना सुनिश्चित करें।
चरण
अपने पत्र को अंतिम रूप दें और इसे मेल करने के लिए तैयार करें। कभी-कभी आपको तीसरे और चौथे ड्राफ्ट को दोहराते हुए कई बार चरण 3 और 4 लिखना आवश्यक हो सकता है। यह पत्र एक संवेदनशील और महत्वपूर्ण दस्तावेज माना जाता है, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए समय निकालें कि आपकी अंतिम रूप से प्रतिलिपि आपके द्वारा बताई गई सभी चीज़ों के विस्तार के लिए आपके अनुरोध का समर्थन करने के लिए उपयुक्त है। मेलिंग के लिए पत्र तैयार करते समय सावधान रहें। स्वच्छता और दाग के लिए कागज की जाँच करें। यदि कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए एक डुप्लिकेट कॉपी प्रिंट करें।