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एक आदर्श दुनिया में, प्रत्येक उत्पाद और सेवा बिना असफल हो जाएगी और "वापसी" शब्द का शब्दकोश में कोई स्थान नहीं होगा। दुर्भाग्य से, यह मामला नहीं है और उत्पादों और सेवाओं जो ग्राहकों की जरूरतों को पूरा नहीं करते हैं उन्हें धनवापसी की आवश्यकता होती है। विक्रेता को धनवापसी पत्र लिखते समय, यदि आप समय पर धनवापसी प्राप्त करना चाहते हैं, तो पेशेवर और विनम्र बने रहें। शांत रूप से यह बताना कि आपको रिफंड क्यों लगता है, सबसे अच्छा तरीका है।
चरण
कंपनी या व्यक्ति को पेशेवर रूप से संबोधित करें, फिर तुरंत बताएं कि आप कौन हैं और आपकी स्थिति क्या है। उदाहरण के लिए, "प्रिय XX कंपनी, मेरा नाम जॉन स्मिथ है और मैंने हाल ही में आपसे एक नई जैकेट खरीदी है।"
चरण
बताएं कि आप क्यों मानते हैं कि धनवापसी आवश्यक है। सेवा या उत्पाद के साथ समस्याओं को इंगित करें, और उत्पाद को रखना या सेवा को जारी रखना आपके लिए कैसे संभव है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक इलेक्ट्रॉनिक डॉग कॉलर है, तो आप लिख सकते हैं: "कॉलर की प्रॉप्स गिर गए हैं। मैं अपने वर्तमान स्थिति में कॉलर को अपने कुत्ते के साथ संलग्न नहीं कर सकता हूं और धनवापसी पसंद करूंगा।"
चरण
कंपनी या व्यक्ति को बताएं कि आपको प्रतिस्थापन में कोई दिलचस्पी नहीं है। विक्रेता अक्सर आपके आइटम को बदलने या आपकी सेवा को मुफ्त में विस्तारित करने का प्रयास करेंगे यदि आप उत्पाद से खुश नहीं हैं। यदि आप नकद वापसी चाहते हैं, तो स्पष्ट रूप से बताएं कि आपको धनवापसी चाहिए, और कुछ नहीं।
चरण
अपने धनवापसी की गारंटी देने वाले किसी भी कानून को शामिल करें। उदाहरण के लिए, राज्यों के पास आमतौर पर ऐसे कानून होते हैं जो एक किरायेदार की सुरक्षा जमा की रक्षा करते हैं, क्या उसे धनवापसी के लिए अर्हता प्राप्त करनी चाहिए।
चरण
विक्रेता को समझाएं कि यदि आप किसी भौतिक आइटम के लिए धनवापसी का अनुरोध कर रहे हैं, तो धनवापसी की गारंटी के बाद आप उत्पाद वापस कर देंगे।
चरण
पत्र के नीचे अपना फोन नंबर और पता शामिल करें। विक्रेता से जल्द से जल्द आपसे संपर्क करने के लिए कहें। पत्र पर हस्ताक्षर करें और भेजें।
चरण
उत्तर न मिलने पर पत्र भेजने के सात से 14 दिन बाद विक्रेता से संपर्क करें। यदि आपके पास फोन नंबर है तो विक्रेता को कॉल करें; अन्यथा, एक और पत्र भेजें।