एजेंडा की बैठक के लिए उचित प्रारूप

बैठक के एजेंडे का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि उपस्थित लोगों को इस बात का अंदाजा है कि चर्चा कहाँ चल रही है। यह एक समय सीमा भी प्रदान करता है ताकि शामिल सभी को पता हो कि बैठक कब होगी। सही प्रारूप में एक त्वरित मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट बनाएं, ताकि आपको प्रत्येक सत्र के लिए इसे अपडेट करना पड़े।

सूची प्रारूप

मीटिंग का एजेंडा लिखते समय, आपको घटनाओं के क्रम में एक संख्यात्मक और वर्णनात्मक सूची में प्रारूपित करना चाहिए। मानक प्रारूप में पृष्ठ के शीर्ष पर "एजेंडा" शब्द है। "एजेंडा" के तहत, कंपनी का नाम, तिथि और बैठक का समय लिखें। एजेंडा के प्रत्येक मुख्य आइटम को एक संख्या या रोमन अंक के अनुसार आगे बढ़ाया जाता है: "I. परिचय, II। पत्राचार।" प्रत्येक मुख्य श्रेणी के अंतर्गत, वर्णमाला के क्रम में एक पत्र से पहले और अधिक विस्तृत विवरण जोड़ें। यहाँ एक उदाहरण है: "ए। सामान्य परिचय, बी। नए सदस्यों का परिचय।" सभी एजेंडा आइटम और विवरण के लिए इस क्रम को जारी रखें।

रेखांकित करें

एक बैठक के एजेंडे के लिए मूल रूपरेखा है, पहले, परिचय, पिछली बैठक (पुनरावृत्ति और अनुमोदन) से मिनटों के बाद, रिपोर्ट, नया व्यापार, चर्चा आइटम (महत्व के क्रम में) और समापन। यह एक एजेंडा के लिए एक मूल दिशानिर्देश है - बेशक, आप अपनी पसंद के आइटम को उसी क्रम में जोड़ सकते हैं।

समय का अनुमान है

आपको अपने एजेंडे में प्रत्येक आइटम के लिए समय का अनुमान भी शामिल करना चाहिए। यथार्थवादी अनुमानों का उपयोग करके, मिनटों या घंटों में समय ब्लॉक का उपयोग करें। बैठक के सांसद (आमतौर पर एक सचिव या प्रबंधक) बैठक को ट्रैक पर रखने के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चर्चा पंक्ति वस्तु के आगे "3 मिनट" और चर्चा के लिए प्रत्येक आइटम के नीचे "15 मिनट" जोड़ सकते हैं।

जिम्मेदारियों

बैठक के समय के अनुमानों के अलावा, उस व्यक्ति का नाम भी शामिल करें जो प्रत्येक चर्चा का नेतृत्व करने के लिए जिम्मेदार है। यदि आप या प्रबंधक एकमात्र व्यक्ति हैं जो बैठक आयोजित करने की योजना बना रहे हैं, तो यह अनावश्यक है। लेकिन अगर आपके पास एजेंडे पर प्रत्येक कार्य के लिए अलग-अलग टीम के सदस्य हैं, तो नाम शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि कोई सचिव मिनट दे रहा है, तो सूची में उसका नाम उस आइटम के बगल में शामिल करें।