पेरोल के माध्यम से व्यय प्रतिपूर्ति का कर निहितार्थ

आंतरिक राजस्व सेवा, नियोक्ताओं को काम पर होने वाले व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति करने की अनुमति देती है। एक जवाबदेह योजना के तहत, ये व्यय प्रतिपूर्ति कर्मचारी को कर मुक्त होती है। यदि यह एक गैर-जवाबदेह योजना है, तो भुगतान को मजदूरी माना जाता है। यदि प्रतिपूर्ति पेरोल के माध्यम से जारी की जाती है, तो इसका मतलब है कि वे एक गैर-लाभकारी योजना का हिस्सा हैं और कर्मचारी प्रतिपूर्ति पर कर का भुगतान करेगा।

मैन इन सूट पंपिंग गैसक्रेडिट: वदिमगज़ेवा / आईस्टॉक / गेटी इमेजेज

कर्मचारी व्यवसाय व्यय

कंपनी के प्रतिनिधियों के रूप में, कर्मचारी काम करते समय व्यावसायिक खर्चों को उठाना चाहते हैं। एक ग्राहक से मिलने के लिए ड्राइविंग, कुछ कार्यालय की आपूर्ति को उठाना या ग्राहक को दोपहर के भोजन के लिए बाहर ले जाना सभी व्यवसाय व्यय हैं जो नियोक्ता द्वारा प्रतिपूर्ति की जा सकती हैं। खर्चों का दस्तावेज और औचित्य साबित करने के लिए, कर्मचारियों को व्यावसायिक खरीद करते समय रसीदों की प्रतियां बचानी चाहिए। आईआरएस नियोक्ताओं को कार यात्रा के लिए मील द्वारा कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति करने की अनुमति देता है, इसलिए कर्मचारी गैस प्राप्तियों को बचाने के बजाय व्यापार यात्रा का एक विस्तृत लॉग रख सकते हैं।

जवाबदेह और गैर जवाबदेह योजनाएं

जब नियोक्ता काम के खर्च के लिए कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति करते हैं, तो वे ऐसा एक जवाबदेह योजना या गैर-जवाबदेह योजना के तहत करते हैं। एक जवाबदेह योजना वह है जिसमें कर्मचारी खर्चों का समय पर प्रलेखन प्रदान करता है और किसी भी अतिरिक्त प्रतिपूर्ति को वापस करता है। नियोक्ता खर्च की पुष्टि करता है कि उसके पास व्यावसायिक कनेक्शन था और प्रलेखन की प्रति बरकरार रखता है। एक जवाबदेह योजना के तहत, व्यय प्रतिपूर्ति आय नहीं है। इसके बजाय, यह कर्मचारी को खर्चों की कर-मुक्त प्रतिपूर्ति है।

एक जवाबदेह योजना के तहत चेक जारी करना

यदि आपके पास एक जवाबदेह योजना है, तो व्यय प्रतिपूर्ति को पेरोल के माध्यम से संसाधित नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय, कर्मचारियों को समय-समय पर खर्चों के प्रलेखन को इकट्ठा करने के लिए कहें और फिर व्यय प्रतिपूर्ति चेक जारी करें। इन भुगतानों को कंपनी के खर्च के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी को $ 50 का माइलेज प्रतिपूर्ति चेक काटते हैं, तो उस $ 50 को माइलेज खर्च के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए। आपकी कंपनी अपने व्यापार कर रिटर्न पर इन खर्चों को लिखने में सक्षम होगी, इसलिए खर्च को कम करने के लिए लाभ रूपों और प्राप्तियों की प्रतियों को बनाए रखें।

गैर-जवाबदेह योजनाओं के लिए पेरोल प्रोसेसिंग

यदि नियोक्ता एक जवाबदेह योजना के नियमों का पालन नहीं करता है, तो यह एक गैर-परिवर्तनीय योजना के तहत काम कर रहा है। कभी-कभी एक नियोक्ता उद्देश्यपूर्ण ढंग से रिकॉर्डकीपिंग को कम करने के लिए एक गैर-लाभकारी योजना को लागू करता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी वार्षिक व्यावसायिक प्रशिक्षण के लिए भोजन और लाभ व्यय को कवर करने के लिए कर्मचारियों को $ 500 देने का विकल्प चुन सकती है और रसीदों की आवश्यकता नहीं होती है। इस मामले में, व्यय प्रतिपूर्ति वास्तव में मजदूरी मानी जाती है और कर्मचारी उन पर कर का भुगतान करेंगे।

चूंकि इन्हें मजदूरी माना जाता है, इसलिए गैर-लाभकारी योजना के तहत व्यय प्रतिपूर्ति को पेरोल के माध्यम से संसाधित किया जाना चाहिए। इस तरह, नियोक्ता संघीय, राज्य और पेरोल करों को रोक सकता है। वर्ष के अंत में, व्यय प्रतिपूर्ति को कर्मचारी के फॉर्म डब्ल्यू -2 में मजदूरी के रूप में सूचित किया जाएगा।